„KYC ist anstrengend und bringt ein hohes Frustrationspotenzial mit sich“. Diese plakative Aussage möchten wir zu Beginn unserer Ausführungen stellen, da sie die Wahrnehmung der Corporates zu diesem Thema gut umreißt. Die Entwicklung der letzten Jahre hat eine Kluft in der Corporate-Banken-Beziehung entstehen lassen und Tür und Tor für Diskussionen eröffnet.
Dieser Leitfaden beleuchtet die Anforderungen beider Seiten und will damit auch die Basis für eine sachliche Diskussion bilden. Natürlich sind die Beweggründe seitens der Banken und die Ziele des KYC-Prozesses, wie Bekämpfung von schwerer Kriminalität und Terrorismusbekämpfung verständlich und nachvollziehbar. Die Vorgangsweise hinsichtlich der zu liefernden Dokumente sowie die Häufigkeit der angeforderten Aktualisierungen aber nicht immer. Dies vor allem angesichts einer sehr straffen Personaldecke in Treasury-Abteilungen, die zusätzliche, ressourcenbindende Tätigkeiten zumeist ohne zusätzliches Personal schlucken müssen.
Banken wiederum sind durch die entsprechende Regulatorik gezwungen, sich ein detailliertes Bild über den Bankkunden zu machen. Bei Nichteinhaltung der jeweiligen Vorschriften drohen den Banken hohe Geldstrafen und eine aufwändige Auditierung der internen Prozesse.
Wie auch viele Corporates versuchen daher einige Banken, den administrativen Aufwand und die damit verbundene Ressourcenbindung durch Digitalisierungsprojekte zu reduzieren und somit eine Verschlankung des KYC-Prozesses zu erreichen.
Der KYC-Arbeitskreis der ACTA hat sich zur Aufgabe gemacht, Corporates, Banken und Systemanbieter an einen Tisch zu bringen und die verschiedenen Lösungsansätze zur Re-duzierung der Komplexität des Prozesses zu diskutieren und darzustellen.
Diese KYC-Guideline soll damit neben dem Verständnis für die jeweils andere Seite vor allem einen Überblick über folgende Themenbereiche geben:
▪ KYC warum? Gesetzliche und regulatorische Rahmenbedingungen, welche die Rahmenbedingungen für Banken vorgeben.
▪ Wie können Corporates den Anforderungen am besten nachkommen? Best Practice von Seiten des Corporates.
▪ Welche digitalen Lösungsansätze gibt es, um den Prozess einfacher zu gestalten?
Der hier vorliegende KYC-Leitfaden wurde von Mitgliedern der ACTA ehrenamtlich erstellt und versteht sich also ausdrücklich nicht als rechtlich verbindliches Regelwerk, sondern als Orientierungshilfe und Praxisleitfaden für Corporates.